Ngày 07/3/2019,  Sở Y tế TP.HCM ban hành Công văn 1047/SYT-VP nhằm thông tin đến Các đơn vị trực thuộc Sở Y tế TP.HCM về việc giới thiệu văn bản mới trong công tác văn thư, lưu trữ.

Trước đó, Sở Y tế TP.HCM nhận được Công văn số 36/CCVTLT-QL ngày 25/02/2019 của Chi cục Văn thư – Lưu trữ về việc giới thiệu Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ; Hướng dẫn số 655/HD-SNV ngày 26/02/2019 của Sở Nội vụ về việc thực hiện công tác quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Sở Y tế giới thiệu  đến các đơn vị nghiên cứu và tổ chức thực hiện:

1.       Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Thông tư này gồm 6 chương, 24 điều, kèm theo 7 phụ lục và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019. Theo đó, Thông tư có phạm vi điều chỉnh, quy định Quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Trong đó, việc quản lý văn bản điện tử đến tại Chương II; quản lý văn bản điện tử đi tại Chương III; việc lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại Chương IV; về chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liêu điện tử. 7 phụ lục kèm theo gồm: Lưu đồ quản lý văn bản đến; Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lưu đồ ký ban hành, đăng ký, phát hành văn bản; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi; Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ; Thông tin đầu vào của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Thông tư này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

2.       Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu, thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ.

Thông tư này có 4 chương, 14 điều, kèm theo 9 phụ lục có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019. Thông tư có phạm vi điều chỉnh, quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu điện tử, dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (gọi là cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ) hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thông tư áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.

Trong đó, quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Chương II; việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Chương III; các phụ lục kèm theo: Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ; Hướng dẫn biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ; Quy trình kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Quy trình sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Nhật ký sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Biên bản sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Quy trình phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Biên bản phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Thông tư quy định rõ tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc và yêu cầu bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nhằm bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ; bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, Thông tư cũng quy định chi tiết việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ…

3.       Hướng dẫn số 655/HD-SNV ngày 26/02/2019 của Sở Nội vụ về thực hiện công tác quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

Theo hướng dẫn số 655/HD-SNV, cung cấp khái niệm về Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.

Nội dung của việc hướng dẫn công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm các mục: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.

 (Đính kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV; 02/2019/TT-BNV và Hướng dẫn số 655/HD-SNV)                                                                                                            

                                                                                                                                       Thiên Chương