Theo quy định của Bộ Nội vụ tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ban hành ngày 03/6/2011 về Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; mỗi cơ quan, tổ chức phải ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động. Xác định đúng thời hạn bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý tài liệu chặt chẽ, kiểm soát được thông tin của tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Đây cũng là một hoạt động quan trọng để đạt mức chất lượng phòng xét nghiệm theo Bộ tiêu chí đánh giá kèm theo Quyết định 2429/QĐ-BYT ngày 12/6/2017 của Bộ Y tế.

Tuy nhiên, làm thế nào để xác định được thời hạn bảo quản đối với tất cả tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vẫn là vướng mắc của nhiều cơ quan, tổ chức. Để giải đáp thắc mắc của nhiều phòng xét nghiệm trong thời gian qua, Trung tâm Kiểm chuẩn Xét nghiệm TP.HCM xin trích một số nội dung trong các văn bản quy định như sau:

·        Đối với những tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế, Bộ Y tế ban hành Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29/12/2017 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành y tế. Thông tư này có hiệu lực bắt đầu từ ngày 15/02/2018. Theo đó, Bộ Y tế lưu ý một số nội dung về:

-       Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

-       Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo nhóm

-       Hướng dẫn áp dụng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

·        Đối với những tài liệu khác, Sở Nội vụ TP. HCM ban hành Công văn số 4031/SNV-CCVTLT ngày 09/11/2016 về việc xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản, hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Trong đó, Sở lưu ý các cơ quan, tổ chức một số nội dung:

-       Xác định giá trị tài liệu để bảo quản vĩnh viễn tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành phố hoặc bảo quản có thời hạn tại Lưu trữ cơ quan.

-       Việc xây dựng, ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phải căn cứ vào tình hình thực tế về tài liệu hình thành phổ biến trong quá trình hoạt động của cơ quan và các quy định về thời hạn bảo quản tài liệu khác.

Thực hiện chỉ đạo của Bộ Y tế, Sở Y tế TP.HCM cũng đã có Công văn số 659/SYT-VP ngày 29/01/2018 chỉ đạo các phòng, ban chức năng và các đơn vị trên địa bàn toàn thành phố triển khai thực hiện Thông tư 53.

                                                                                                                                               Hoà Phụng